Kennen Sie das? Sie geben einem Mitarbeiter eine Anweisung; eigentlich was ganz Einfaches, auf das er selbst hätte kommen können. Aber es kommt nicht so wie Sie es wollen. Es wird nicht, anders, falsch oder gar nicht erledigt. Wie konnte das passieren?

Schauen wir uns das einmal in der Praxis an.

Sie sagen also Ihrem Mitarbeiter, er soll etwas erledigen. Er soll etwas abholen, da er eh gerade zum Großhändler fährt; es ist nichts Kompliziertes. Sie haben so ein komisches Gefühl im Magen, ob er das, was sie ihm gesagt haben auch verstanden hat, also wollen Sie auf Nummer sicher gehen. Sie stellen ihm die Frage: „Hast Du das verstanden?“ Er nickt und sagt ja. Sie sind beruhigt und erwarten das Ergebnis.

Der Mitarbeiter kommt von seiner Fahrt zurück, aber er kommt nicht zu Ihnen. Also denken Sie, na er hat viel zu tun, er wird schon kommen, um mir das zu bringen, um das ich ihn gebeten habe. Aber er erscheint nicht bei Ihnen. Es ist Feierabend. Alle Mitarbeiter sind schon nach Hause gegangen. Sie sind natürlich noch im Betrieb und da fällt es Ihnen ein; Ihr Mitarbeiter war nicht bei Ihnen.

Am nächsten Morgen fragen Sie Ihren Mitarbeiter, was aus der Besorgung geworden ist. Der Mitarbeiter schaut Sie etwas verwirrt an und sagt, „Daran kann ich mich nicht mehr erinnern, das haben Sie nicht gesagt, Sie hatten doch was anderes gesagt, ich habe halt gedacht, Sie haben doch nicht mich gemeint“ oder irgend eine andere Ausrede, warum er es nicht gemacht hat. Jetzt kommen Sie ins Grübeln. Habe ich das gesagt oder nur gedacht oder habe ich mich unklar ausgedrückt?

Nein haben Sie nicht! Sie haben es GESAGT und das ist das Problem.

Wie hätten Sie es anders machen können? Als Chef haben Sie schon oft etwas gesagt und es wurde nicht erledigt. Warum? Es gibt keine Aufzeichnung von dem was sie gesagt haben, man kann es vergessen, umdeuten oder was auch immer daraus machen.

EFFIZIENZTIPP: WIE LÖST MAN DAS PROBLEM?

Schreiben Sie es auf! Geben Sie ihm den Zettel. Drücken Sie es ihm in die Hand. Was auf einem Zettel steht, kann man schwerer vergessen und wenn es sehr wichtig ist, machen Sie sich selbst eine Kopie, dann vergessen Sie es auch nicht.

WARUM FUNKTIONIERT DAS?

Geschriebene Dinge haben eine höhere Bedeutung als mündliche. Es gibt dieses geflügelte Wort, wer schreibt, bleibt. Oft werden Mitarbeitern 10 Sachen unmittelbar nacheinander erklärt, das kann sich niemand merken. Aufschreiben ist viel besser und wenn Sie sich eine Kopie machen, ist es beweisbar. Spätestens beim 2 ten Mal weiß der Mitarbeiter, es gibt eine Kopie, also ist es wichtig, dann mache ich es besser. Und noch etwas. Wenn es aufgeschrieben ist kann man den Zettel zwar vergessen, aber was drauf steht ist immer noch da. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es gemacht wird.

Wie bei allen Tipps ist es jedoch so: Die Praxis zeigt, ob es funktioniert, also testen. Wenn Sie Erfolge bei der Anwendung des Tipps haben, bitte um eine kurze Mail. Das würde mich sehr freuen.

Viel Spaß mit dem Effizienz-Tipp. Am besten testen Sie den Tipp, dann werden Sie selbst herausfinden, ob er für Sie funktioniert oder nicht.

Wenn Sie Erfolge mit diesem Effizienz-Tipp haben, freue ich mich über die Erfolgsgeschichte per Mail. Oder auch wenn Sie Fragen dazu haben, würde ich mich freuen von Ihnen zu hören.

Ingo Enz
Der Effizienz-Experte